전주대학교 인문대학

개요

휴·복학 및 자퇴 신청을 학생종합서비스센터에서 접수 및 처리를 하고 있으나 학생지도를 위하여 이를 단과대학 행정실에서 접수하고 등록하는 방법으로 개선

2. 목적 및 필요성

○ 민원 업무를 학생들에게 가장 가깝고 친숙한 공간인 단과대학 행정지 원실에서 처리할 수 있도록 함으로써, 학생들의 편의를 도모하고 수요자 입장에서의 진정한 원스톱서비스를 구현

○ 학생에 대한 상담체제를 개선하여 단과대학의 학생지도를 강화함으로써, 학생들의 만족도를 제고하고 중도탈락율을 낮추기 위함

3. 현행 제도의 문제점

○ 현행 제도는 학생들이 신청서를 작성하고 지도교수의 의견을 받아 민원실 에 제출하면 담당자가 전산으로 즉시 처리해주는 원스톱으로 처리 되고 있 어 처리속도 측면에서 매우 신속하게 잘 운영되고 있음

○ 휴·복학·자퇴에 대한 지도교수의 상담은 많이 개선되었으나 아직도 조교 가 대신 작성하는 사례가 발생하고 있어 이에 대한 관리체제의 보완이 필요

○ 상담과정에서 각종 학사제도를 활용하거나, 장학금을 지원할 수 있는 방법 등이 있음에도 정보의 부족 등으로 지원 대책을 강구할 수 없어 지나치는 경우가 발생

○ 학과나 단과대학 차원에서의 경쟁력 제고를 위해서도 휴·복학·자퇴에 대 한 현황 파악 및 관리가 용이하도록 업무개선이 필요

○ 학사제도에 대한 정보가 상대적으로 많은 행정실장, 학과장, 학장 등이 휴 복학자퇴 등의 학생지도에 적극적인 참여가 필요

○ 중도탈락율 관리를 위해서는 학교법인의 지도감사에서 지적된 것처럼 적극 적인 학생상담이 필요하며, 휴학자의 경우 상담을 통한 스승과 제자의 우호 관계 맺기도 복학으로 유도할 수 있는 좋은 계기를 만들 수 있어 적극적인 상담관리가 필요함

○ 서비스센터에 접수된 신청서의 경우 지도미비의 사례를 발견하더라도 이를 해결하기가 용이하지 않음

○ 서비스센터에서의 업무체계도 학생이 신청서를 제출하면 담당자가 접수하고 바로 전산으로 학적을 정리하여 원스톱서비스를 구현하고 있으나, 승인에 대한 절차가 생략되고 있어 정책적 결정을 할 수 있는 기회를 갖지 못하고 있음

○ 조기 복학 유도 및 휴학신청기간 조정 등의 제도운영의 묘를 살린 재학생충 원율 관리도 필요하나 현행 시스템에서는 어려워 개선이 필요

5. 접수 및 처리절차

가. 휴학 및 자퇴

1) 학생

- 휴학 및 자퇴를 하고자 하는 학생은 소속 단과대학 행정지원실에서 신청서를 교부 받아 신청서를 작성한다.

- 부모님 의견을 작성하고 사인(날인도 가능)한다.

- 지도교수 및 단과대학 CA와 상담하고 의견을 받는다.

- 단과대학 행정지원실에 제출한다.

2) CA

- 휴학 및 자퇴를 신청하러 온 학생들을 상담한다.

※ 상담과정에서 휴학 또는 자퇴를 자제하도록 최대한 권유하고, 대학이 지원하 여 휴학・자퇴를 취소할수 있는 방법을 모색한다.

- 휴학 및 자퇴가 필요한 학생은 상담결과를 신청서에 기재하고 사인을 한다(반 드시 상담자 자필 사인 실시)

※ CA부재시 단대직원이나 행정실장이 대리 상담 실시

3) 지도교수

- 휴학 및 자퇴를 신청하러 온 학생들을 상담한다.

※ 상담과정에서 학생의 애로사항 해소방안을 강구하고, 휴학 또는 자퇴를 자 제하도록 최대한 권유한다. 휴학이 불가피한 학생은 반드시 복학하도록 지도 한다.

- 상담결과를 기재하고 사인을 한다.

( 반드시 상담자가 자필 사인하여야 하며, 도장날인 불가)

※ 지도교수 부재 시 학과장, 학과 교수 또는 학장이 대신 상담할 수 있음

4) 단과대학

가) 학과(전공) 조교

- 자퇴 및 휴학을 희망하는 학생에게 필요한 양식을 교부한다.

- 학생으로부터 휴학원·자퇴원을 제출받아 서류상 하자가 없는지 확인하고 문제가 없으면 접수하고, 접수증을 학생에게 교부한다.

- 신청서의 처리과정을 설명해주고, 학생에게 필요한 사항을 전달한다.

(복학시기, 방법, 자퇴후의 학적관리-재입학가능 등)

- 접수문서에 대하여 학과장의 확인을 받은 후 행정실장, 학장의 결재를 득 한다.

나) 학과장(전공주임)

- 학과 조교가 접수한 휴, 자퇴원에 대하여 상담여부 및 필요한 조치가 제 대로 되었는지를 검토하고, 대처가 필요한 경우 조치를 한다.

- 확인자 란에 기명 사인한다.

다) 학장 · 실장

- 휴학원, 자퇴원 내용(기재내용, 지도교수 의견, CA의견 등)이 제대로 작 성되었는지, 휴학이나 자퇴의 제고여부는 없는지 판단하여 재 상담을 요 청하거나 단과대학 차원에서 지원할 수 있는 사항은 지원한다.

- 휴학 ・ 자퇴에 대한 최종 동의 결재를 실시한다.

라) 단과대학 행정지원실(직원, 행정조교)

- 신청서를 취합하여 공문으로 학생서비스센터에 이관 한다

(공문 결재는 행정실장 전결로 실시)

4) 학생종합서비스센터·수업학적지원실

가) 단과대학에서 제출한 서류에 의거 휴학, 자퇴승인 결재 상신(교무처장 전 결)

나) 승인이 되면 학적상태를 휴학 또는 자퇴로 처리

※ 최종 처리가 완료되면 처리결과를 학생에게 문자메시지로 발송